Information zum Datenschutz

Verantwortlichkeit und Kontakt

Verantwortlich für die Datenverarbeitung sind die Inhaber der Praxis von Vivio Stressmanagement Dr. Sandra Waeldin und Dr. Dominic Vogt. Erreichbar sind wir postalisch (Zeppelinstr. 3a, 76135 Karlsruhe), telefonisch oder per E-Mail.

Rechtsgrundlage und Zweck der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage bildet des Bundesdatenschutzgesetztes (BDSG), des Telemediengesetztes (TMG) und der Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) nach berechtigtem Interesse gem. Art. 6 DGSVO oder aufgrund Ihrer Zustimmung.

Personenbezogene Daten (Name, Kontaktdaten) erheben wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben um buchhalterische oder abrechnungsbezogene Pflichten erfüllen zu können und um die Verwaltung sicherzustellen. Darunter fallen insbesondere Angaben im Rahmen Ihrer Anmeldung zu gesundheitspräventiven Angeboten sowie das Erfassen von Name, Kontaktdaten und Zweck der Terminvereinbarung.

Gesundheitsbezogene Daten und persönliche Informationen teilen Sie uns stets freiwillig mit. Sie sind die Grundlage, um unsere Dienstleistungen erfüllen zu können.

Datenempfänger

Gesundheitsbezogene Daten und persönliche Informationen werden nur von Ihrem jeweiligen Coach, Trainer, Berater oder der auswertenden Stelle von Vivio verarbeitet.

Personenbezogene Daten können zu buchhalterischen oder verwaltungstechnischen Zwecke von Mitarbeitern von Vivio sowie von Mitarbeitern der PhysioVitalis-Rezeption erfasst und verarbeitet werden (Zeppelinstr. 3a, 76185 Karlsruhe).

Schutz bei der Datenübertragung

Wir weisen darauf hin, dass aus E-Mails, die Sie an info@vivio-karlsruhe.de gesendet werden, von allen Mitarbeitern von Vivio gelesen werden können. Senden Sie persönliche Informationen bitte nur an die E-Mail-Adresse, die Sie von Ihrem Berater erhalten haben. Gerne helfen wir Ihnen unter den o. g. Kontaktdaten weiter und informieren Sie z. B. über die Verschlüsselung von Nachrichten. Schützen Sie Ihre Daten selbst aktiv (Tipps von datenschutz.org). Die von uns verwendeten E-Mail-Dienste nutzen europäische Server. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung trotz aller Vorkehrungen Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff Dritte ist nicht möglich.

Datenspeicherung

Personenbezogene Daten im Zuge der Angebotsdurchführung werden aus rechtlichen Gründen sieben Jahre lang aufbewahrt. Ausnahmen sind Angaben, die Sie uns nur zum Zweck der Abwicklung bestimmter Dinge geben (wie etwa Wartelistenplatz, Gewinnspieldurchführung). Diese werden nach der vollständigen Abwicklung gelöscht.

Um eine langfristige Betreuung und Beratung gewährleisten zu können werden gesundheitsbezogene Daten fünf Jahre gespeichert. Diese werden pseudonymisiert und getrennt von den personenbezogenen Daten gespeichert. Anonymisierte Daten aus unserern Fragebogen werden für die Normierung und Evaluation verwendet (s. Abschnitt „Fragebögen im Rahmen unserer Angebote“).

Alle Daten werden passwortgeschützt gespeichert und vor Zugriffen Dritter gesichert.

Datenerhebung

Kontaktformular

Sofern auf unserer Webseite die Möglichkeit zur Eingabe persönlicher oder geschäftlicher Daten (E-Mailadressen, Namen, Anschriften) besteht, erfolgt die Angabe dieser Daten seitens des Nutzers auf ausdrücklich freiwilliger Basis.
Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Newsletter

In mehrwöchigen Abständen erfahren Sie in unser E-Mail-Newsletter informatives zu unseren Veranstaltungen und Angeboten zur Stressbewältigung.
Wenn Sie den, auf der Webseite angebotenen Newsletter beziehen möchten, benötigen wir von Ihnen eine E-Mail-Adresse sowie Informationen, welche uns die Überprüfung gestatten, dass Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind. Weitere Daten werden nicht erhoben. Diese Daten verwenden wir ausschließlich für den Versand der angeforderten Informationen und geben sie nicht an Dritte weiter. Die erteilte Einwilligung zur Speicherung der Daten, der E-Mail-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen. Senden Sie hierzu eine formlose E-Mail an info@vivio-karlsruhe.de und teilen Sie uns mit, dass Sie keine weiteren Informationen erhalten möchten.

Server-log-Files

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log Files, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies umfassen Browsertyp/ Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL, Hostname des zugreifenden Rechners und Uhrzeit der Serveranfrage. Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden.

Cookies

Wir verwenden Cookies. Diese dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte „Session-Cookies“. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browser aktivieren (Anleitung für Mozilla und Chrome). Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Soziale Netzwerke

Innerhalb des Internetangebots werden Plugins sozialer Netzwerke verwendet. Wir freuen uns, wenn Sie unsere Beiträge mit einem „Gefällt-mir“ auf Facebook, Twitter, Instagram u.ä. teilen. Beachten Sie jedoch, wenn Sie über ein solches Plugin die Internetseite des sozialen Netzwerkes aufrufen, wird eine Verbindung zu dessen Server hergestellt und übermittelt, welches unserer Internetseiten Sie besucht haben. Sind Sie Mitglied des entsprechenden sozialen Netzwerkes, wird dieses diese Informationen Ihrem Benutzerkonto zuordnen. Durch ein Ausloggen vor Nutzung des Plugins können Sie dies verhindern. Bitte informieren Sie sich über die Datenschutzhinweise der jeweiligen sozialen Netzwerke (Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn).

Wir freuen uns, wenn Sie uns über die soziale Netzwerke folgen. Vivio hat jedoch keinen Einfluss auf dort erhobene und verarbeitete Daten, wie Sie etwa zum Anlegen eines Accounts notwendig sind (z. B. Name, E-Mail und andere personenbezogene Daten).

Webanalysedienste

Unser Internetangebot nutzt Funktionen des Webanalysedienstes Google-Analytics (WordPress-Plugin). Dieser Dienst verwendet sog. „Cookies“. Das sind Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an den durch den Anbieter genutzten Server übertragen und dort gespeichert.
Wir nutzen nach Möglichkeit eine IP-Anonymisierung. Das bedeutet, Ihre IP-Adresse wird gekürzt. Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird der Anbieter diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Webseitenaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen.

Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können.

Sie können darüber hinaus die Erfassung, der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

Anmeldung zu unseren Angeboten

Im Rahmen Ihrer Teilnahme an unseren Angeboten zur Gesundheitsprävention  (z. B. Kurse, Coachings, Trainings) erheben wir personenbezogene Daten um die Anmeldung und Teilnahme zu verwalten, Rechnungen zu stellen und zum Zweck der Buchhaltung.

Sie können jederzeit Auskunft über die Art und Umfang der gespeicherten Daten erhalten und die Speicherung nach Ende des Angebots und den damit verbundenen buchhalterischen und gesetzlichen Pflichten widerrufen.

Fragebögen im Rahmen unserer Angebote

Im Rahmen unseres Angebots erheben wir bei Bedarf gesundheitsbezogene Angaben u. a. per Fragebögen. Diese dienen verschiedenen Funktionen.

  • Im Rahmen der Evaluation unserer spezifischen Angebote erheben wir gesundheitbezogene und persönliche Angaben. Diese dienen der Qualitätssicherung, Evaluation der Veranstaltung sowie zur Prüfung von Kontraindikationen im Rahmen von unseren Angeboten wie Trainings. Diese Angaben werden vertraulich behandelt und sind nur für Ihren Coach, Trainer oder Berater zugänglich.
  • Im Zuge unserer Angebote setzen wir je nach Bedarf Fragebögen ein, damit Sie als Einzelperson oder Team eine individuelle Einschätzung und Rückmeldung zu unterschiedlichen Bereichen erhalten können. Grundlage hierfür ist Ihr individueller Bedarf, welchen wir jeweils persönlich vorab mit Ihnen besprechen. Hierbei werden je nach ausgewähltem Fragebogen im unterschiedlichen Maß persönliche Angaben, gesundheitsbezogene Daten oder Auskünfte erhoben. Ihre Angaben werden dabei vertraulich behandelt und sind nur für Ihren Coach, Trainer oder Berater zugänglich. Nach der vollständigen Abwicklung werden sie in der Regel gelöscht. Eine Ausnahme hiervon stellen Fragebögen dar, die wir selbst für verschiedene Bereiche erstellen (z. B. unsere Stressmessung). Diese möchten wir weiter verbessern, evaluieren und normieren. Daher speichern wir Ihre gesundheitsbezogenen Daten aus diesen Fragebögen anoynmisiert und getrennt von personenbezogenen Angaben. Durch die Anonymisierung ist kein Rückschluss auf Ihre Person möglich und die Vertraulichkeit bleibt gewährleistet. Im persönlichen Kontakt und sofern sich die Speicherung manuell steuern lässt, können Sie der Verwendung vorab wiedersprechen.

Notizen zur Strukturierung der Beratungen und Coachings

Im Rahmen unserer Coachings und Beratungen erfassen wir Gesprächsnotizen. Diese beinhalten Merkmale und Zielsetzungen innerhalb des Beratungsprozesses sowie persönliche Merkmale. Sie werden ausschließlich zur Strukturierung, Planung und Evaluierung des Beratungsprozesses verwendet. Diese Daten werden pseudonymisiert, passwortgeschützt und getrennt von personenbezogenen Daten gespeichert und ausschließlich durch Ihren Berater verarbeitet.

Daten im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung

Im Rahmen unserer Angebote zur betrieblichen Gesundheitsförderung arbeiten wir eng mit Personal- und Geschäftsverantwortlichen sowie Mitarbeiter/-innen zusammen. Hierbei kann es in Unterschiedlichen Bereichen zu einem Datenaustausch kommen.

  • Zur Durchführung unserer Angebote erhalten wir in der Regel von der koordinierenden Stelle Teilnahmelisten mit personenbezogenen Angaben. Diese Angaben werden vertraulich behandelt und sind nur für Ihren Coach, Trainer oder Berater zugänglich.
  • Bei einer systematischen Planung der betrieblichen Gesundheitsförderungen können wir in Absprache mit Ihrem Arbeitgeber eine Bedarfsanalyse oder eine psychische Gefährdungsbeurteilung durchführen. Hierbei werden gesundheitsbezogene und demografische Angaben sowie persönliche Auskünfte über einen externen Anbieter erhoben, gespeichert und ausgewertet. Die Datenschutzbestimmungen des externen Anbieters sind DGSVO-Konform und nutzen europäische Server (weitere Informationen hier). Die Angaben und Auskünfte werden zur Berichterstattung und für die Planung weiterer Schritte zur Gesundheitsförderung zusammengefasst und unternehmensintern kommuniziert. Dabei werden nur allgemein beschreibende / deskriptive oder ggf. inferenzstatistischen Angaben gemacht. Ein Rückschluss auf einzelne Personen ist ausgeschlossen. Ihre Angaben werden von uns außerdem anonymisiert gespeichert und zum Zweck der Verbesserung, Evlauierung und Normierung unserer Fragebögen verwendet. Durch die Anonymisierung ist kein Rückschluss auf Ihre Person möglich und die Vertraulichkeit bleibt gewährleistet.

Allgemeine Umfragen

Im Rahmen der Weiterentwicklung unseres allgemeinen Angebots erheben wir in Umfragen demografische Angaben und persönliche Auskünfte. Diese werden durch eine externe Plattform erhoben, gespeichert und ausgewertet. Die Datenschutzbestimmungen des externen Anbieters sind DGSVO-Konform und nutzen europäische Server (weitere Informationen hier). Die Angaben und Auskünfte können zur Berichterstattung gegenüber Dritten zusammengefasst und kommuniziert werden. Dabei werden nur allgemein beschreibende / deskriptive oder ggf. inferenzstatistischen Angaben gemacht. Ein Weitergbe der Daten sowie ein Rückschluss auf einzelne Personen ist ausgeschlossen.

Sollten hierbei personenbezogene Angaben erhoben werden (etwa zur Gewinnspielteilnahme) werden diese getrennt von den restlichen Angaben gespeichert und nur zum angegebenen Grund (wie der Gewinnspielteilnahme) verwendet und nach vollständiger Abwicklung gelöscht.

Weitere Datenerfassung

Daneben können bei weiteren Angeboten ergänzende Angaben notwendig sein, auf die wir gesondert hinweisen.

Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Berichtigung, Einschränkung oder Löschung dieser Daten und Widerspruch gem. Art. 15-18 und 20, 21 DSGVO. Hierzu können Sie sich jederzeit unter den unter „Verantwortlichkeit und Kontakt“ angegebenen Adresse an uns wenden.

Rechtshelfsbelehrung

Sie haben das Recht eine Löschung Ihrer gesundheitsbezogenen oder persönlichen Daten sowie Einsicht in Ihre personenbezogenen Daten einzufordern. Ebenso gilt das Recht auf Berichtigung, Einschränkung und Widerspruch gegen Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten. Wenden Sie sich dazu bitte an uns unter den o. g. Kontaktdaten.

Datenschutzbezogene Beschwerden oder Ansprüche können Sie beim Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg einreichen / geltend machen (poststelle@lfdi.bwl.de, 0711 – 6155 410, Online-Formular, Königstr. 10a, 70173 Stuttgart)

Änderungen

Unsere Datenschutzerklärung wird im Zuge von Aktualisierungen geändert und auf dem neusten Stand gehalten. Diese, aktuelle Datenschutzerklärung ist vom 14.12.2021 und können Sie jederzeit auf unserer Webseite einsehen.